はじめに

ビジネス環境の変化やテクノロジーの発展により、従来の延長線上に企業の成長を求めることが困難になってきました。企業が社会に認められ存続していく為には、総務部門もこれまでの組織支援の役割から、企業戦略の実現に向けた変革をリードする存在として、注目されるようになってきています。

企業における総務部門の現状

一般的に、総務部門は主に企業の事務業務および各部門の管理業務を担う部門です。重要書類、備品、名刺発注の管理といった管理業務から、受付や秘書、株主総会関連といった業務、さらには、広報や人事、経理業務まで管轄している場合も少なくありません。企業によって総務部門が担う業務領域は様々ですが、社内・社外に向けた幅広い業務を担っているということは共通しています。

一方で、ビジネスのグローバル化、国内の少子高齢化、IT技術革新など、企業経営の抜本的改革を断行するため、拠点集約、働き方改革、ファシリティ整備などによる生産性向上やES向上、イノベーション促進などが総務部門への要求テーマになってきています。

企業における総務部門の現状

今後の総務部門のあるべき姿

“企業戦略に連動した総務”とは、経営のパートナーとなっている状態です。

具体的に経営・事業戦略を実現するための総務としての戦略を描き、実行することで経営・事業戦略の実現に貢献をしていきます。また、経営に対して新たな課題・リスクの提示と、総務部門だからこそできる解決策を提示することが求められています。

あるべき姿へのステップ

経営層とのコミュニケーションや様々な部門の現状を知るための時間を確保すること、総務部門のスキルアップ、総務業務への新しいテクノロジーの導入、そして総務部門としての戦略立案など、課題は多岐に渡ります。

まず、 “戦略的な総務”となる第一歩として、従来の管理系業務について整理していくことが重要です。
総務部門の業務は様々な部署からの依頼が多く、担当者がわかれていることもあり属人化・煩雑化・非効率化している傾向があり、想定以上の時間を要します。その状況を解消するためには、あらゆる業務の可視化・標準化をおこない生産性を向上させることが、ひとつの足掛かりになります。

そして、可視化・標準化させた業務プロセスを実行するのは、人なのかデジタルなのか最適な手段を設計していきます。

戦略的な業務に注力したいと考えてはいても、総務部門のリソースには限りがあり、全てを自社で解決することは現実的には厳しい、という企業も多いのではないでしょうか?その場合、自社でおこなうべき業務、他社に任せる業務を把握し、外部のプロフェッショナル企業にBPOをおこなうことも一つの有効な手段となるでしょう。

あるべき姿へのステップ

パーソルテンプスタッフが出来ること

パーソルテンプスタッフが提供するBPOサービスでは総務部門の様々な業務に対応しています。

ワンストップ対応を目的とした従業員向けコンシェルジュカウンターをはじめ、受付・メール・在庫管理・設備管理・庶務を包括的に連携して最適化し、生産性向上、働き方改革に寄与いたします。

パーソルテンプスタッフが出来ること

対応業務例

  • コンシェルジュ(総務・庶務業務のワンストップ対応を目的とした窓口カウンター業務)
  • 秘書業務(総合受付、電話対応、役員スケジュール管理、役員出張手配など)
  • メール業務(郵便・宅配・社内便の受取や仕分け、発送業務など)
  • 在庫管理(消耗品(文具・用紙・トナー・電球など)の在庫管理、発注、補充など)
  • 設備管理(設備・機材の点検、清掃、交換、不具合の一次対応、業者手配など)
  • 庶務業務(名刺発注、カード発行業務、組織変更付随業務、金券取扱い業務など)

BPOサービスの導入検討にかかわらず、総務部門としてどう変革すべきか、どのような課題解決が考えられるのかといったお悩みをお持ちの場合、お気軽にご相談ください。

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